L'exercice «Fixer ses priorités» consiste d'abord à prendre du recul par rapport à ce que l'on accomplit jour après jour au travail parce qu'on croit devoir le faire et ensuite à faire des choix.

Beaucoup de gens considèrent en effet «devoir» répondre aux  demandes qui leur sont adressées, comme si ça allait de soi. Ce réflexe en  mène beaucoup à une surcharge continuelle et à de la frustration ou de la culpabilité. 

Fixer ses priorités, c'est déterminer les demandes auxquelles on doit répondre, et ce à partir de critères acceptables. C'est aussi, et c'est là le plus difficile, déterminer les demandes auxquelles on ne répondra pas ou on ne répondra plus.

 

Pour ce faire, un exercice de prise de conscience de tout ce qui nous est demandé et un second, terre  à terre, qui permet de corriger le tir par rapport à nos réflexes automatiques.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fixer ses priorités au travail

1. Repères

Une des façons les plus simples de voir le mot priorité est de le définir en termes de tâche ou d’objectif que nous faisons passer en premier dans le temps Le but de cet exercice est de donner des pistes pour arriver à faire de fait passer en premier ce que nous voulons ou devons vraiment faire passer en premier.

L’idée est de faire passer avant le reste les choses importantes qui relèvent de sa responsabilité; parmi ces choses, celles qui sont les plus urgentes devraient recevoir notre attention avant les autres.

Cela dit, il importe de ne pas confondre ses responsabilités avec celles qui sont attribuées au poste que l’on occupe. Nos responsabilités se comptent parmi ces dernières, certes, mais elles se limitent à  ce qu’il nous est possible d’accomplir à l’intérieur de notre horaire de travail. Le reste appartient à notre employeur ; c’est à lui que revient la responsabilité première de s’assurer d’avoir le personnel nécessaire pour atteindre ses objectifs.

Il n’est pas interdit de dépasser ses heures de travail, mais il importe de savoir que c'est un choix, ce n’est pas parce qu’il nous reste du travail. Dans la mesure où nous travaillons honnêtement, le travail qui reste à la fin de la journée ou de la semaine appartient en effet à l’employeur. Nous n’avons jamais plus de travail que ce que nous pouvons accomplir en travaillant avec compétence pendant les heures prévues à notre contrat de travail. Le reste ne nous appartient pas. On peut en assumer une partie à l’occasion, mais ce sera dans un esprit de collaboration, rien ne nous y obligeant. Notre travail est terminé, mais on peut accepter de donner un coup de main.

En cas de surcharge de travail, il y a moins de stress à se sentir impliqué et généreux qu’à se sentir coupable de ne pas avoir réussi à livrer la marchandise. Par ailleurs, il arrive fréquemment que ce soit la peur qui fasse endosser la surcharge; peur de perdre son emploi, de déplaire, de faire moins que les autres, etc. 

 

2. Fixer ses priorités : exercice préparatoire

L’exercice suivant veut aider à mieux dégager les choses qui relèvent de notre responsabilité et qui méritent que nous les fassions passer avant d’autres dans notre temps de travail. Il permet aussi de prendre conscience de l'étendue des demandes qui peuvent nous être adressées et, ce faisant, de mieux comprendre que nous avons des choix à faire.

Il s’agit de faire un inventaire de tous les gens, comités, groupes et organismes avec lesquels on fait affaire dans sa vie professionnelle : haute direction, autres gestionnaires de haut niveau, supérieur immédiat, supérieurs immédiats d’équipes de travail avec lesquelles on travaille, collègues, subalternes, service des ressources humaines, syndicat, services de santé, service à la clientèle, certains membres ou organismes de la communauté, clients, comité  SST, services informatiques et autres services de soutien, comités, enfin tous les gens et services avec lesquels on travaille ou qui peuvent avoir des attentes à notre égard.

On peut  faciliter ce travail en dessinant une bulle centrale sur une feuille, dans laquelle on inscrit son nom et autour de laquelle on dessine d’autres bulles dans lesquelles on inscrit le nom des personnes et des services qui peuvent attendre des choses de notre part.

Ensuite, on prend conscience des demandes que chacune de ces personnes et de chacun de ces services peut ou pourrait nous adresser.

Puis, on s’interroge  sur sa mission, sur son rôle essentiel dans l’organisation. Quel est ce rôle essentiel, quel est le sens premier de mon travail? ___________________________________________________________________________

 

Une fois qu'on aura bien intégré sa mission et son rôle fondamental, on pourra l'expliquer aux autres. Cela reste une étape fondamentale, car ce ne sont pas les attentes et les demandes des autres qui définissent nos priorités, mais bien celles qui ont à voir avec le rôle essentiel que l’on joue dans l’organisation. Pourquoi notre employeur a-t-il créé le poste que l'on occupe? Qu'attend-il de nous? Quelles seraient les conséquences de la disparition de ce poste?

Voilà qui peut nous aider à faire un premier tri dans la panoplie des demandes qui nous sont adressées ou mettre un frein à notre tendance  à vouloir plaire à tout le monde.

Attention aussi à considérer a priori les urgences des autres comme des demandes prioritaires. Ce n'est pas parce qu'on peut aider quelqu'un qu'on doit le faire, ni qu'on est la seule personne qui puisse l'aider. Encore ici, on aura à vérifier s’il est de nos responsabilités de répondre à ces urgences et, si oui, si nous devons faire passer ces demandes avant les autres choses importantes inscrites à notre horaire. Il reste possible de s'en remettre à son gestionnaire pour juger de la chose: on lui renvoie la personne en l'assurant qu'on acceptera volontiers de l'aider si notre gestionnaire juge qu'il nous appartient de le faire et que c'est prioritaire.

 

Une fois qu’on sait ce qu’on a à faire,  on ordonne le tout : on classe dans ses priorités ce qui nous permettra de répondre aux attentes les plus importantes se situant dans le cadre de nos responsabilités. C’est ce qu’on fera passer en premier dans le temps.

 

Évidemment, il sera probablement nécessaire d’ajuster le tout  dans les prochains mois : certaines choses nous auront échappé en première analyse, certaines nouvelles affectations, certaines nouvelles façons de faire ou certains nouveaux partenaires pourront venir imposer des changements. Dans un monde de changement comme l’est celui du travail, il est sain d’apprendre à s’adapter à ce qui bouge.

Mais, peu importe le changement, la question de savoir qu’est-ce qui est le plus important, tout en étant de ma responsabilité, ne change pas. C’est la réponse qui change, c'est ce à quoi on dit oui ou non qui change.

 

Une fois cet exercice accompli, on peut passer à l’exercice suivant. Il pourra nous aider à mieux savoir ce que nous devons changer concrètement pour que notre temps réel de travail soit davantage accordé aux choses importantes qui relèvent de nous.


Fixer ses priorités : exercice de planification

 

1. Ce qu’on a fait

 

Faire par écrit un inventaire détaillé de ce à quoi on a passé ses heures de travail au cours des deux derniers jours. Pour chacune des différentes activités, on vérifie les points suivants:

 

1. Revenir à l’objectif:  Quel est le résultat que je veux atteindre en accomplissant cette tâche? __________________________________________________

 

2. Revenir à sa fonction:   L’atteinte du résultat identifié au no. 1 fait-elle partie des responsabilités essentielles attribuées au poste que j’occupe?

Très certainement-----------------------------------------------------------------   Pas vraiment

 

Si la réponse est proche de «pas vraiment», la tâche n’est pas prioritaire pour moi, bien qu’elle puisse l’être pour quelqu’un d’autre.

Si elle est proche de «très certaimement», il peut entrer dans mes fonctions d’accomplir la tâche (ou de la faire accomplir.

 

3. Vérifier le degré d’importance. À quelles conséquences puis-je m’attendre si ce résultat n’est pas atteint? ________________________________________________

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Si ces conséquences sont peu importantes, je conserve la tâche pour mes moments plus libres. Si elles sont importantes, je classifie la tâche comme une activité à haut (ou à moyen) rendement.

 

4. Vérifier l’urgence.  À quelles conséquences puis-je m’attendre si je reporte cette tâche? __________________________________________________________

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Selon l’importance de ces conséquences, la tâche est une priorité no 1, 2, 3, 4 ou 5

 

2. Ce que je n’ai pas fait

Faire l’inventaire des tâches que l’on a négligées depuis quelque temps. Répondre aux mêmes questions qu'au no 1 (ci-dessus) pour chacune d’entre elles.

 

Classer ensuite les tâches faites et les tâches laissées de côté en termes de «priorités». Cet ordre de priorité pourrait être modifié selon les politiques du milieu de travail ou la façon qu’a le supérieur immédiat de voir le travail.

 

1. Haut rendement:

 

Priorité 1. Tâche appartenant au poste que j’occupe, qui mène à des conséquences graves si elle n’est pas faite aujourd’hui. À faire ou à déléguer.

 

Priorité 2. Tâche appartenant au poste que j’occupe qui mène à des conséquences graves si elle n’est pas faite d’ici quelques jours. À faire avancer.

 

Priorité 3. Tâche appartenant au poste que j’occupe qui est importante même si elle n’est pas urgente. Réserver du temps (aujourd’hui ou cette semaine) pour la faire avancer.

 

2. Moyen rendement

 

Priorité 4. Tâche appartenant au poste que j’occupe qui mène à des conséquences plus ou moins graves si elle n’est pas faite. Déterminer celles qu’on choisit de faire et mettre à l’agenda ou déléguer

 

3. Faible rendement

 

Priorité 5. Tâche sans grande importance mais qui me donne une certaine satisfaction. Leur accorder un peu de temps, inséré entre des tâches demandant plus de concentration.

 

En pratique:

 

Idéalement, consacrer entre  75% et 85  de son temps de travail aux activités à haut rendement (priorités 1, 2 et 3), 10 et 20% aux activités à moyen rendement (priorités 4) et très peu de temps aux activités à faible rendement. 

Toujours évaluer les imprévus de la même façon que les tâches prévues: Est-il de ma responsabilité de répondre à cet imprévu? Y aura-t-il des conséquences graves si on n’y répond pas dans l’instant? Y aura-t-il des conséquences graves si on n’y répond pas du tout? Dans le cas où il importe d'y répondre, on reportera certaines tâches devenues par le fait même moins prioritaires. On remplacera ce qui avait été prévu par quelque chose de plus important. Les mandats imprévus jugés prioritaires ne nous rajoutent pas des tâches: ils en remplacent. 

Réserver le temps nécessaire à l'accomplissement des tâches prioritaires dans un grand agenda, tout en gardant du temps pour les imprévus. Si cela dépasse notre horaire de travail, faire une révision ou aviser son gestionnaire pour déterminer avec lui ce  qu’il convient de faire. 

Imaginer l'agenda comme une armoire contenant des tablettes (des heures) et dans laquelle on organise et on classe ses tâches, tout en réservant du temps pour les imprévus jugés prioritaires, plus ou moins selon que notre travail comporte beaucoup ou peu de ces imprévus. Quand l'armoire est pleine, on a une bonne idée de ce que sont nos priorités.